Urbano Humano | Domenico Di Siena

En las últimas semanas he tenido el placer de colaborar con Carpe Estudio en el proyecto #NouServef enfocado a la transformación del servicio público de empleo de la Comunidad Valenciana (Servef) en un servicio más cercano, moderno, eficiente y abierto a la ciudadanía.

OBRIM PER OBRES

La campaña #NouServef Obrim per obres es una propuesta para activar nuevos espacios, y estrategias para la construcción colectiva del Servef del futuro, trabajando esta transformación tanto a nivel interno con su personal y funcionamiento, como a nivel externo con la ciudadanía.

Se comunica que el Servef está en construcción, pero en un proceso de construcción abierto. Está en obras pero no ceierra: se abre. Y para que la transformación sea real creemos que estas obras no deberían acabar nunca.

Este proceso se centra en diversos perfiles con los que experimentar metodologías participativas que sirvan de prototipado para valorar la cabida que pueden tener espacios de comunicación y de construcción colectiva en la institución. Este enfoque permitirá al Servef entrar, más adelante, en campos de mejora específicos detectados, trabajarlos e implementarlos a través del trabajo colaborativo de todas las personas cercanas a la entidad: personal interno, ciudadanía, empresas y entidades colaboradoras.

Objetivos

• Introducir la participación y el trabajo colaborativo como un método transversal desde el que trabajar en red tanto de forma interna a la institución como con los agentes externos a ésta, a través de canales de participación que hagan del Servef una entidad abierta y que escucha a la ciudadanía.
• Identificar los campos de acción clave y la integración de los agentes necesarios en el proceso de cambio.
• Prototipar herramientas, espacios y metodologías capaces de implicar, a través de la participación activa de las funcionarias, empresas, entidades colaboradoras y personas usuarias del Servef, las mejoras de la entidad.
• Re-definir el Servef como un espacio de oportunidad. Una entidad a la que recurrir no sólo para conseguir empleo, sino un espacio de referencia para formarse, activar empleo, crecer profesionalmente y hacer realidad tu proyecto.

Enfoque del proceso

Entendemos que la apertura de espacios de participación y construcción colectiva dentro de una entidad como el Servef no pueden suceder únicamente de forma puntual o aislada en el tiempo si se quiere producir un efecto real en sus dinámicas. La innovación en la entidad debe ir de la mano del diseño de estructuras capaces de activar mecanismos de inteligencia como práctica prolongada en el tiempo. Hablamos de estructuras capaces de promover de forma constante la colaboración a través de la concurrencia de los saberes y experiencias de los distintos agentes cercanos a la entidad. Estructuras capaces de llevar las lógicas colaborativas de forma transversal a cada uno de sus sectores.

Para que esa colaboración se lleve a cabo se plantea, además, un enfoque relacional en el diseño de cada uno de sus espacios de participación. Un #NouServef que trabaja la confianza entre personas y que acoge a aquellas personas que de manera voluntaria quieren implicarse en la transformación emergente de la entidad; y que se abre de manera transparente para que personas que por diversas razones no hayan podido formar parte, puedan sumarse al proceso en cualquier momento y de diferentes maneras.

Es por este contexto que encontramos en este proceso el escenario oportuno para plantear:

• Un proceso pedagógico para empezar a conocer y entender estructuras organizativas más abiertas y distribuidas que favorezcan la colaboración.
• Un lugar desde donde poner el acento en los cuidados de las personas cercanas al Servef. Un espacio desde el que relacionarse de persona a persona más allá de representatividades o roles.
• Un prototipado de espacios, herramientas y metodologías que promueven y favorecen entornos de construcción colectiva, abierta, transparente e inclusiva.
• Un desarrollo de propuestas más específicas a nivel de estructura que permitan complementar a la organización y funcionamiento ya existente con nuevas prácticas que hagan del Servef una entidad más abierta, eficiente y colaborativa

Mi colaboración se ha centrado sobretodo en trabajar junto con Irene Reig y Jonathan Reyes de Carpe Estudio la metodología y la coordinación de los talleres.

Los talleres han acompañado a participantes en una dinámica de construcción colectiva que ha empezado por la experimentación de un proceso de co-aprendizaje. Han sido diseñados para que dispongan de un tiempo para ampliar su forma de pensar y abrirse a un nuevo imaginario. Esta parte ha sido fundamental para que el taller no haya acabado siendo una simple recopilación de “ideas felices”.

La metodología utilizada ha acompañado a las personas a moverse desde una perspectiva limitada a su espacio de experiencia y conocimiento hacia una ámbito colectivo mucho más amplio y diverso. El reto ha sido, por tanto, conseguir que cada persona reconozca su propia responsabilidad y al mismo tiempo su propia capacidad para mejorar las cosas.

Aprovecho para compartir más en detalle como hemos trabajado con los talleres.

Fases:

1. Check-in de Presentación:
Durante esta fase se rellena una pequeña ficha donde poner nombre, rol y su pasión en la vida. Esta dinámica ha servido para humanizar al máximo el ambiente. A menudo podemos tener personas que llegan cansadas o con poca esperanza de que el taller sirva realmente para algo. Sin embargo, ha sido importante explicitar y hacerlo público a las demás participantes, ya que ayuda a humanizar y sentirse todas más cómodas. En la última dinámica se evalúa desde este mismo punto de vista cómo se sale del taller.

2. Imaginario:
Para abrir el imaginario dividimos a los participantes en cuatro grupos y dejamos que cada uno dedique 15 minutos a reflexionar sobre uno de estos conceptos: multipertenencia, adhocracia, extitución, inteligencia colectiva.

Se trata de conceptos poco utilizados fuera del mundo profesional, lo que propicia que cada grupo se active en un debate que permite aprender de las aportaciones de las demás personas y avanzar en nuevas formas de organización y trabajo colaborativo.

La “multipertenencia” promueve la reflexión sobre la capacidad de organizarnos sin por ello basarnos en procesos de representatividad, sino teniendo en consideración el punto de partida, el conocimiento y la experiencia de cada persona. Acercarse a nuevos modelos de trabajo que no necesariamente nos tienen que entender como representantes de un grupo homogéneo.

“Adhocracia” promueve una reflexión sobre procesos de autoorganización que pueden activarse de forma adhocrática, sin necesitar grandes infraestructuras y donde suavizar la carga institucional y jerárquica.

Con el concepto “extitución” se llega a reflexionar sobre la capacidad de las organizaciones de suavizar las fronteras entre “el adentro” y “el afuera”, y sobre la capacidad de dejarse transformar por aquello que se percibe como externo.

Por último, la “Inteligencia Colectiva” y su capacidad para generar procesos de creatividad colectiva que evitan utilizar las votaciones y apuestan por generar continuamente dinámicas y oportunidades para el consenso hacia una propuesta que es la de todos y todas, y no la propuesta de una mayoría.

Se trata, por tanto, de comunicar algunos enfoques básicos del trabajo colaborativo. Por ejemplo, como en una reunión no se trata de convencer a los demás sobre una idea concreta sino de proponer algo sobre lo que se trabaje, estando dispuestos desde el principio a que esa idea necesariamente cambiará. En este contexto cada persona que comenta algo no lo hace para cambiar totalmente el enfoque sino para aportar un punto de vista nuevo que pueda sumar a lo anterior. Es decir evitamos abrir continuamente situaciones con bifurcaciones. Esto obliga a las personas a escucharse mutuamente y a ser propositivas porque el ambiente avanza sabiendo que en ningún momento se procede a una votación.

Otro tema importante es explicar cómo la IC no se basa en los principios de la representatividad, sino que cada persona habla por sí misma, por lo que piensa y no en representación de un grupo. Este aspecto es importante a la hora de abordar la posibilidad, por ejemplo, de crear grupos de trabajos mixtos en el que hay empleados del Servef y ciudadanía, pero donde cada uno no participa como representante, sino que aporta la experiencia vivida en los diferentes ámbitos de su vida para construir en colectivo junto a las otras personas.

3. Inteligencia Colectiva:
En esta fase se ha invitado a trabajar de forma colectiva sobre propuestas para mejorar el Servef. Se ha incidido en generar un sentimiento de responsabilidad directa. Para ello, primero las participantes han tenido que especificar a qué están dispuestas ellas mismas para mejorar el Servef. Se parte de que cada persona, en su día a día, tome conciencia de que todo cambio necesita de la aportación y del compromiso de cada una de las implicadas. En este tipo de espacios, las decisiones no pueden ser tomadas únicamente por “los de arriba”. Responsabilizarse es la mejor manera de poder avanzar en la transformación de una entidad de gran alcance como el Servef.

A continuación, se ha trabajado por grupos durante unos 15 minutos para definir unas propuestas que tengan en cuenta la visión de todos los miembros del grupo. La fase ha terminado con la puesta en común y debate de las propuestas de todos los grupos.

4. Check-out y agradecimiento:
En esta fase se ha repetido la misma dinámica del principio. De esta forma se ha ofrecido la oportunidad de visibilizar lo que han podido experimentar durante el taller. Se ha preguntado cómo se sienten y qué destacan del taller.

Esta parte la mayoría de las veces ha conseguido transmitir fuerza y esperanza terminando con un aplauso colectivo.